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財(cái)務(wù)軟件里科目設(shè)置的幾點(diǎn)技巧

財(cái)務(wù)軟件里科目設(shè)置的幾點(diǎn)技巧

在日常工作中，接觸過(guò)一些財(cái)務(wù)軟件的用戶，因?yàn)榭颇吭O(shè)置時(shí)考慮不到位，導(dǎo)致軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)了很多異常的問(wèn)題，甚至最后不得不新建賬套來(lái)解決，我總結(jié)了幾點(diǎn)技巧，和大家分享一下：

1、科目代碼的長(zhǎng)度要有前瞻性

在財(cái)務(wù)軟件里，一級(jí)科目的長(zhǎng)度是按會(huì)計(jì)制度設(shè)定的，二級(jí)以下的科目代碼的長(zhǎng)度由企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置，而科目代碼長(zhǎng)度的設(shè)置，多數(shù)軟件是在建賬時(shí)設(shè)定，以后不能修改，只有少數(shù)軟件能支持修改的(如速達(dá))，這時(shí)代碼長(zhǎng)度的設(shè)置要充分考慮到以后業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，應(yīng)稍為設(shè)長(zhǎng)一些，我見過(guò)有企業(yè)在應(yīng)收賬款下按客戶設(shè)二級(jí)科目核算往來(lái)賬，當(dāng)時(shí)客戶很少，二級(jí)科目長(zhǎng)度只設(shè)二位，即最多99個(gè)，一年后客戶超過(guò)100時(shí)問(wèn)題來(lái)了，而軟件中途又不能修改長(zhǎng)度，頭都大了。

2、增加一級(jí)科目時(shí)，會(huì)涉及財(cái)務(wù)報(bào)表的公式調(diào)整

財(cái)務(wù)軟件預(yù)設(shè)的財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表等，都是基于預(yù)設(shè)的科目編好公式的，如果新增了一級(jí)科目，一定要將財(cái)務(wù)報(bào)表相應(yīng)的欄目的公式進(jìn)行調(diào)整，否則新的科目數(shù)據(jù)可能不被統(tǒng)計(jì)，至于公式應(yīng)如何調(diào)整不同軟件各不同，不清楚的要向軟件供應(yīng)商咨詢了。

3、上下級(jí)科目核算的幣種應(yīng)一致，或上級(jí)核算幣種包含下級(jí)科目核算的幣種

有的財(cái)務(wù)軟件，一個(gè)科目只能核算一個(gè)幣種，這個(gè)已經(jīng)過(guò)時(shí)了，多數(shù)可選擇核算一個(gè)或多個(gè)幣種(如用友金碟速達(dá))，建議設(shè)成核算所有幣種，這樣再增加下級(jí)科目時(shí)自然就被兼容了，我見過(guò)有企業(yè)上級(jí)科目設(shè)成只核算人民幣、下級(jí)科目核算美元，先不說(shuō)科目賬是否有問(wèn)題，看著都不順眼。

4、科目設(shè)置應(yīng)與進(jìn)銷存或輔助核算互補(bǔ)，不必設(shè)過(guò)多科目

見過(guò)有企業(yè)按商品設(shè)置庫(kù)存商品的明細(xì)科目，商品有多少個(gè)相關(guān)科目就有多少個(gè)，按往來(lái)單位設(shè)置往來(lái)核算二級(jí)科目的企業(yè)也比較多，科目量也很大，如果財(cái)務(wù)軟件與進(jìn)銷存結(jié)合的，大可不必這樣設(shè)，因?yàn)檫M(jìn)銷存的很多報(bào)表已可按商品或客戶統(tǒng)計(jì)了，要看什么數(shù)據(jù)也可查報(bào)表，財(cái)務(wù)賬可簡(jiǎn)化一些;

部分財(cái)務(wù)軟件是支持科目輔助核算的，有的輔助核算內(nèi)容是固定的(如速達(dá))、有的是可自定義的(如金碟)，輔助核算是軟件對(duì)比手工的一個(gè)重大飛躍，將會(huì)計(jì)科目設(shè)成核算某種輔助項(xiàng)，在做憑證時(shí)同步記錄相關(guān)的輔助項(xiàng)，通過(guò)輔助賬簿可按科目及輔助項(xiàng)查看，例如將應(yīng)收賬款設(shè)成輔助核算往來(lái)單位，發(fā)生應(yīng)收賬款時(shí)，在憑證錄入應(yīng)收賬款科目同時(shí)錄入客戶信息，在輔助賬簿即可查看應(yīng)收賬款下每個(gè)客戶的數(shù)據(jù)，而不必按客戶設(shè)海量的明細(xì)科目。

5、科目設(shè)置使用要考慮便于輸出報(bào)表

使用不同的會(huì)計(jì)制度，輸出的財(cái)務(wù)報(bào)表和附表有一定的差別，應(yīng)根據(jù)報(bào)表取數(shù)的需要進(jìn)行科目設(shè)置，不要使到科目的數(shù)據(jù)不能直接被報(bào)表使用，還要做手工拆分等大量工作，例如用友金碟的現(xiàn)金流量表，應(yīng)收賬款收回時(shí)，要拆分收回的貨款是多少增值稅是多少，如果在科目設(shè)置及使用時(shí)已分開貨款和增值稅設(shè)，則后期的工作量可以大大減少了。

6、科目設(shè)置使用要考慮結(jié)轉(zhuǎn)等需要

醫(yī)院、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位等會(huì)計(jì)制度，在特定的時(shí)候?qū)⒛承?shù)據(jù)從某些科目轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的科目，如果根據(jù)細(xì)分的業(yè)務(wù)分設(shè)科目，最后對(duì)轉(zhuǎn)或出報(bào)表時(shí)，就簡(jiǎn)便多了。

7、科目的輔助核算中途不要改，上下級(jí)科目最好一致，輔助項(xiàng)最好單一不建議組合

科目是否輔助核算及核算什么輔助項(xiàng)，設(shè)定后最好不要改，一改的話輔助賬簿就出現(xiàn)脫節(jié)，輸出的結(jié)果會(huì)不同，原來(lái)不輔助核算中途才加上去的，輔助賬簿的數(shù)據(jù)也是殘缺的，如混合使用多個(gè)輔助項(xiàng)，要關(guān)注機(jī)制憑證是否考慮了輔助項(xiàng)或是否全部考慮了，這個(gè)地方多數(shù)軟件是存在不足的，可能會(huì)使輔助賬簿的數(shù)據(jù)與正常賬簿對(duì)不上。上下級(jí)科目核算的輔助項(xiàng)相同時(shí)，上級(jí)科目的輔助賬簿才能正常對(duì)接。