出納檔案是出納人員經(jīng)常要接觸到的,而對于出納檔案的整理,在相關(guān)規(guī)定上是有嚴(yán)格要求的。下面是小編整理的出納檔案的管理要求,出納檔案的保管期限及出納檔案的銷毀內(nèi)容。
出納檔案是出納人員經(jīng)常要接觸到的,而對于出納檔案的整理,在相關(guān)規(guī)定上是有嚴(yán)格要求的。下面是小編整理的出納檔案的管理要求,出納檔案的保管期限及出納檔案的銷毀內(nèi)容。
1.出納檔案的保管期限
檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。出納檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
出納檔案的保管是一個長期過程,為了保證檔案在保管期限內(nèi)的安全和有效,各單位必須加強(qiáng)檔案的保管工作。出納檔案保管的具體要求有:
(1)檔案記錄必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、連續(xù),不得擅自篡改、涂抹或歪曲檔案記錄。
(2)檔案整理、裝訂成冊要按規(guī)定辦理,做到不易散失、便于查閱。
(3)檔案記錄必須按照規(guī)定的保存年限進(jìn)行保管。
(4)檔案的使用、移交和銷毀必須按照嚴(yán)格的程序辦理。
(5)檔案不得外借、撕毀或遺失。
(6)檔案的存放地應(yīng)當(dāng)安全、防火、防盜、防潮及防蟲。
(7)檔案資料應(yīng)能積極地為本單住所利用。
2.出納檔案的銷毀
出納檔案在保管期滿后,對確無保留必要的資料,經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審查并報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后,方可辦理銷毀手續(xù)。
保管期滿但未結(jié)算的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
在銷毀檔案資料時,應(yīng)由檔案部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)銷,如有特殊要求的,應(yīng)由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)盛上級主管部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷時監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案逐一進(jìn)行清點(diǎn)核對,確認(rèn)其確實(shí)無保留必要。銷毀后,監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章并將銷毀情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo),其銷毀清冊由檔案部門另行保存。
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