張會(huì)貞 中級(jí)會(huì)計(jì)師
出納檔案就是經(jīng)過(guò)整理后需要依法長(zhǎng)期保存的會(huì)計(jì)資料。簡(jiǎn)單地說(shuō)，出納檔案就是由出納業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)組成的,按照法律和行政法規(guī)和部門規(guī)章以及單位內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行保存的出納業(yè)務(wù)資料。
出納檔案是會(huì)計(jì)檔案的組成部分，對(duì)于日后的檢查有著十分重要的意義。
1.出納檔案的組成
通常，與出納業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、各類憑證、銀行對(duì)賬單、各種作廢的票據(jù)及存根、出納盤點(diǎn)表、出納報(bào)告、出納工作交接書、檔案交接、保管和銷毀的相關(guān)文件。
2.存檔
建立出納檔案時(shí)，可按照資料的性質(zhì)、時(shí)間順序和會(huì)計(jì)人員的要求進(jìn)行分類。參照憑證裝訂規(guī)范，將已分類的能夠裝訂的各種憑證、賬頁(yè)、表格和文件進(jìn)行裝訂。再將裝訂成冊(cè)的出納資料,按照分類和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào),并登記封皮明細(xì)簽署姓名。
具體的存檔年限，按照相關(guān)法規(guī)和所在單位的規(guī)定執(zhí)行。
(二)出納檔案的管理
一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)正在逐步形成的出納資料,由出納負(fù)責(zé)保管。一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的一年內(nèi)，該年度的出納資料可由出納保管。此后，應(yīng)當(dāng)編造清冊(cè)移交會(huì)計(jì)或檔案管理部門存檔，不得再由出納負(fù)責(zé)保管。
裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證要按年度和月份的順序排列、放置。出納存檔資料的存放，應(yīng)當(dāng)符合安全、防火、防盜、防蟲、防潮的要求。借閱出納存檔資料，必須按規(guī)定報(bào)批獲準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。復(fù)制出納存檔資料，必須按規(guī)定報(bào)批獲準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。
不得拆撤、增補(bǔ)憑證，向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)專門登記所復(fù)制的會(huì)計(jì)憑證名稱、張數(shù)，并由提供人員和接收人員共同簽名或蓋章。
交接出納存檔資料時(shí)，須嚴(yán)格執(zhí)行交接規(guī)定,逐件辦理清點(diǎn)、登記手續(xù)。出納資料存檔期滿，應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和所在單位規(guī)定，辦理銷毀報(bào)批手續(xù)，依照有關(guān)程序?qū)嵤╀N毀，不能自行銷毀。
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