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員工的費(fèi)用報(bào)銷如何規(guī)范，我們都知道會(huì)計(jì)做賬會(huì)存在很多的弊端，如果審核流程長(zhǎng)挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩效率低下，還有就是每筆報(bào)銷單都要提交到財(cái)務(wù)部審核容易把財(cái)務(wù)部正常的工作安排打亂。費(fèi)用報(bào)銷對(duì)于會(huì)計(jì)核算而言是一項(xiàng)重要的工作。想要了解更多相關(guān)知識(shí)的小伙伴，可以點(diǎn)擊下面的圖片咨詢我們，我們會(huì)為大家進(jìn)行更為詳細(xì)的答疑。

員工的費(fèi)用報(bào)銷如何規(guī)范，我們都知道會(huì)計(jì)做賬會(huì)存在很多的弊端，如果審核流程長(zhǎng)挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩效率低下，還有就是每筆報(bào)銷單都要提交到財(cái)務(wù)部審核容易把財(cái)務(wù)部正常的工作安排打亂。費(fèi)用報(bào)銷對(duì)于會(huì)計(jì)核算而言是一項(xiàng)重要的工作。

一、中小企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的操作

中小型企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷工作怎么做呢?通常，費(fèi)用報(bào)銷人員填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上費(fèi)用報(bào)銷的發(fā)票。發(fā)票常貼在一張白紙上或印制好的黏貼單上，附在費(fèi)用報(bào)銷單后面。費(fèi)用報(bào)銷單準(zhǔn)備好后，報(bào)銷人員再找相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽批。然后提交報(bào)銷單到財(cái)務(wù)部。

費(fèi)用報(bào)銷單到了財(cái)務(wù)部后，首先在費(fèi)用會(huì)計(jì)處審核，主要審核費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目是否合理、發(fā)票是否正規(guī)、報(bào)銷金額是否是否準(zhǔn)確，是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批流程是否完整。審核通過后，費(fèi)用會(huì)計(jì)會(huì)將費(fèi)用報(bào)銷單轉(zhuǎn)交出納。出納打完款后，再將標(biāo)注已付款的報(bào)銷單交給費(fèi)用會(huì)計(jì)，由費(fèi)用會(huì)計(jì)做賬。

這樣的流程設(shè)計(jì)容易引發(fā)兩個(gè)問題：

第一，如果審核流程長(zhǎng)，挨個(gè)找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩，效率低下。譬如，找領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正好在打電話，報(bào)銷人員不便冒然闖進(jìn)去，只好在室外等待。要是領(lǐng)導(dǎo)遲遲沒有掛電話的意思，大概只好先回來，這樣一來這次簽字就耽誤了，下次還得跑過去。

第二，每筆報(bào)銷單都要提交到財(cái)務(wù)部審核，容易把財(cái)務(wù)部正常的工作安排打亂。為了避免這種情況發(fā)生，我以前在企業(yè)時(shí)就要求財(cái)務(wù)部集中受理費(fèi)用報(bào)銷，每周二和周五下午作為費(fèi)用報(bào)銷固定時(shí)間，其它時(shí)間原則上不予受理。這樣，就可以保證財(cái)務(wù)工作的連續(xù)性，同時(shí)也可以提高工作效率。

二、費(fèi)用報(bào)銷的流程

在華為員工報(bào)銷費(fèi)用，可能既見不著會(huì)計(jì)人員，也見不著出納。華為實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷IT流程化處理。十年前，智能手機(jī)尚未普及，華為就已在互聯(lián)網(wǎng)上開發(fā)了SSE費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。能上網(wǎng)的地方華為員工就能登錄SSE系統(tǒng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，填寫完畢后費(fèi)用報(bào)銷單系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提交領(lǐng)導(dǎo)審批。

以員工報(bào)銷差旅費(fèi)為例，首先上網(wǎng)填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷信息，信息流轉(zhuǎn)到主管處;主管需確認(rèn)差旅事項(xiàng)的真實(shí)性及費(fèi)用的合理性;主管確認(rèn)后，再由上級(jí)權(quán)簽人審批。同時(shí)，報(bào)銷人員需將費(fèi)用報(bào)銷單打印出來，附上相應(yīng)發(fā)票，提交給部門秘書。華為每個(gè)部門都配備有秘書，秘書會(huì)集中將部門的費(fèi)用報(bào)銷單快遞至財(cái)務(wù)共享中心。財(cái)務(wù)共享中心簽收后，出納會(huì)集中打款，這時(shí)，整個(gè)報(bào)銷流程結(jié)束，剩下的就是會(huì)計(jì)做賬了。

在員工費(fèi)用的過程中，華為財(cái)務(wù)對(duì)幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化。

審批環(huán)節(jié)，由電子審批代替人工審批。以前報(bào)銷員必須找到領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)面簽字，現(xiàn)在，電子流審批即可。

單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)集中快遞處理。以前是報(bào)銷人員挨個(gè)拿著單據(jù)送到財(cái)務(wù)部，現(xiàn)在只需快遞寄至財(cái)務(wù)共享中心。

付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報(bào)銷人員打款，現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)等信息，與網(wǎng)銀對(duì)接后可批量轉(zhuǎn)賬，大幅減少出納的工作量。

賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)化處理代替手工錄入。以前每報(bào)銷一筆費(fèi)用，會(huì)計(jì)就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)?，F(xiàn)在，通過SSE費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件對(duì)接可直接生成會(huì)計(jì)憑證。華為的財(cái)務(wù)總監(jiān)孟晚舟女士在2017年新年致辭《卻顧所來徑，蒼蒼橫翠微》中提到，在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域，我們積極嘗試自動(dòng)化、智能化，將標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的會(huì)計(jì)核算工作交給機(jī)器完成。目前，年平均約120萬單的員工費(fèi)用報(bào)銷，員工在自助報(bào)銷的同時(shí)，機(jī)器根據(jù)既定規(guī)則直接生成會(huì)計(jì)憑證。

三、費(fèi)用報(bào)銷審批要求

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性把關(guān)。

華為的會(huì)計(jì)人員一般不對(duì)費(fèi)用發(fā)票做實(shí)質(zhì)性審核，不審核有幾個(gè)原因：第一，費(fèi)用的真實(shí)性應(yīng)由報(bào)銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因?yàn)樗麄儾耪嬲?第二，費(fèi)用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司全年120萬筆費(fèi)用報(bào)銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計(jì)耗時(shí)需360萬分鐘。這360萬分鐘的費(fèi)用審核需要多少人工去完成呢?

有人擔(dān)心，有人虛假報(bào)銷怎么辦呢?除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為在后端通過審計(jì)抽查對(duì)此予以監(jiān)督。審計(jì)抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題，弄虛作假者會(huì)受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時(shí)間。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷審批的及時(shí)性，華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起超過一定時(shí)間沒有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，默認(rèn)審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔(dān)。另外，公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，超時(shí)審批會(huì)給予批評(píng)。

第三，限定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限。

華為員工費(fèi)用報(bào)銷原則上要在費(fèi)用發(fā)生后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。如超過三個(gè)月，但未超過六個(gè)月，需說明未及時(shí)報(bào)銷的原因申請(qǐng)?zhí)嘏?。超過六個(gè)月的，不能報(bào)銷。

第四，丟失發(fā)票只報(bào)銷費(fèi)用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟了，只要能證明費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了，也可報(bào)銷。但報(bào)銷時(shí)需要寫詳細(xì)的情況說明。審批通過后可報(bào)銷費(fèi)用的一半。

為什么只報(bào)銷一半呢?一方面，發(fā)票丟失了，所報(bào)銷的費(fèi)用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì)，可視作對(duì)個(gè)人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。

四、華為內(nèi)審對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督

華為給每個(gè)員工都建立了費(fèi)用報(bào)銷誠(chéng)信檔案，每個(gè)員工都有誠(chéng)信分值。這個(gè)分值會(huì)決定個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷被審計(jì)抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r(shí)初始分為80分，B等。以后每報(bào)銷一筆費(fèi)用，沒有出現(xiàn)差錯(cuò)的話，就可以加1分，最高可累加到120分。誠(chéng)信分?jǐn)?shù)為80-90分，內(nèi)審的抽查比例是20%;90分以上，抽查比例是10%;100分以上，抽查比例是5%。分?jǐn)?shù)在80分以下，所有的費(fèi)用報(bào)銷都需要檢查。另外，分?jǐn)?shù)低于70的，每筆費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)都要事先審核，這將導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷時(shí)限拉長(zhǎng)，對(duì)報(bào)銷人不利。

五、內(nèi)審對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的監(jiān)督

前面提到，華為員工的費(fèi)用報(bào)銷一般情況下會(huì)計(jì)不會(huì)一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦?華為某位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的費(fèi)用報(bào)銷未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致很多不當(dāng)費(fèi)用報(bào)銷，審計(jì)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)了這一情況。華為是怎么處理呢?

第一，要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報(bào)銷費(fèi)用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報(bào)銷金額。第二，停止這位領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)用報(bào)銷權(quán)簽權(quán)力三年。

如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項(xiàng)權(quán)力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復(fù)他的費(fèi)用報(bào)銷權(quán)簽權(quán)力。首先，自費(fèi)請(qǐng)兩名注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)他過去三年所審批的費(fèi)用報(bào)銷單做一番審計(jì);審計(jì)如發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報(bào)銷，也像前面那樣承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

任總說，審計(jì)是司法部隊(duì)，關(guān)注‘點(diǎn)’的問題;財(cái)務(wù)監(jiān)控關(guān)注‘線’的問題，與業(yè)務(wù)一同端到端地管理;道德遵從委員會(huì)，關(guān)注‘面’的問題，持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，是建立一個(gè)‘場(chǎng)’的監(jiān)管。

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